Kẹp file tài liệu là vật phẩm không thể thiếu trong các công ty, doanh nghiệp. Sản phẩm không chỉ thực hiện tốt nhiệm vụ ghim tài liệu gọn gàng mà còn trở thành kênh quảng bá hình ảnh doanh nghiệp tiết kiệm nhất. Do đó, in kẹp file hiện trở thành dịch vụ được đông đảo khách hàng chọn lựa.
In kẹp file là gì ?
Kẹp file hay còn gọi kẹp file vector hay kẹp bìa folder tài liệu. Nó đơn giản là loại túi được làm từ giấy, nhựa hoặc bìa có tác dụng đựng tài liệu, tờ rơi hay các sản phẩm quảng cáo…
In kẹp file là công việc in những hình ảnh, chữ viết, chữ số hoặc các ký tự đặc biệt lên trên kẹp file. Công việc này chuyên được đội ngũ nhân viên có tay nghề cao cùng các máy móc, công nghệ in hiện đại.
Vai trò của in kẹp file tài liệu
In kẹp file tài liệu không phải tự nhiên được nhiều khách hàng chọn sử dụng. Mà, lý do bởi dịch vụ này giúp doanh nghiệp thu được nhiều hiệu quả cao, cụ thể như sau:
Kẹp file dùng đựng tài liệu
Lý do đầu tiên được đưa ra để giải thích cho sự xuất hiện của kẹp file tài liệu là vật phẩm giúp người dùng đựng tài liệu, các giấy tờ hoặc hồ sơ hợp đồng, báo giá… . Với chiếc kẹp này người dùng có thể sử dụng để sắp xếp những giấy tờ liên quan lại với nhau một cách gọn gàng nhất. Từ đó, bạn sẽ tiết kiệm thêm cho mình nhiều thời gian để tìm kiếm giấy tờ mình đang cần.
Marketing thương hiệu doanh nghiệp qua kẹp file
Hình thức in ấn này được đánh giá cao khi không chỉ giúp vật phẩm này có tính thẩm mỹ hơn. Bên cạnh đó, in kẹp file còn giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh của công ty mình đến khách hàng, đối tác đơn giản nhất.
Với những biểu tượng như logo gồm những màu sắc sặc sỡ, khách hàng sẽ dễ dàng nhận biết được thương hiệu của bạn. Do đó, có thể nói kẹp file có tác dụng gây ấn tượng cho khách hàng.
Thể hiện tính chuyên nghiệp
Kẹp bìa folder còn được đánh giá cao bởi tính chuyên nghiệp. Vật phẩm này tạo nên sự chỉn chu, bắt mắt giúp khách hàng dễ dàng nhận thấy sự chuyên nghiệp của công ty bạn. Từ đó, khách hàng sẽ cảm thấy tin tưởng hơn khi chọn lựa công ty của ạn để hợp tác.
Có thể thấy rõ điều này khi gặp gỡ khách hàng, trên tay bạn có đầy đủ bộ giấy tờ đựng trong chiếc kẹp file. Hình ảnh của bạn trở nên trau chuốt, bạn thấy tự tin hơn. Hoặc đôi khi tại các phòng khám hay bệnh viện, toàn bộ phiếu khám chữ bệnh và giấy tờ được đựng gọn gàng trong chiếc ford này. Việc này giúp bạn mang bên mình và xuất trình khi dùng tới thật tiện lợi phải không nào?
Kích thước và chất liệu in kẹp file tài liệu
Kẹp file xuất hiện trên thị trường với đa dạng kích thước khác nhau. Tùy thuộc mục đích sử dụng của bạn như thế nào để chọn lựa được chiếc kẹp file như ý. Đối với chiếc kẹp file được sử dụng để đựng tài liệu kích thước được dùng để sử dụng là 22x31cm. Kích thước này hiện thông dụng nhất trên thị trường. Bởi, kẹp file sẽ vừa đủ để đựng các tài liệu với kích thước của tờ A4 trở xuống.
Ngoài ra, kẹp file còn sử dụng kích thước A5 để đựng một số tài liệu nhỏ. Kích thước với khổ A5 thường là 16x23cm, kẹp file có thể sử dụng để đựng phong bì, hóa đơn. Ngày nay khá nhiều doanh nghiệp sử dụng kích thước kẹp file này.
Chất liệu được sử dụng để in kẹp file khá đa dạng. Trong đó, bạn có thể điểm qua 3 loại chất liệu phổ biến dưới đây.
- Giấy Ivory có một mặt nhám và 1 mặt bóng dùng để in kẹp file cho những sản phẩm chỉ in mặt ngoài.
- Giấy mĩ thuật để mang đến cho người dùng cảm nhận về sự cao cấp và sang trọng hơn.
- Giấy couches là giấy được sử dụng nhiều nhất. Loại giấy này đều có hai mặt bóng giống nhau nên giúp khách hàng tiết kiệm tối đa chi phí cho mình.
Công nghệ in và gia công kẹp file
Công nghệ in kẹp file tài liệu hiện nay chủ yếu là công nghệ in ofset và công nghệ in kỹ thuật số. Công nghệ in ofset cho giá thành in tối ưu với mức số lượng lớn( thường từ 200 chiếc trở lên. Còn công nghệ in kỹ thuật số sẽ cho mức giá tốt với số lượng ít( thường là vài chục chiếc).
Mỗi công nghệ in đều hội tụ những ưu điểm khác nhau. Nhưng, kỹ thuật in offset luôn được đánh giá cao hơn cả. Bởi, kỹ thuật này hội tụ những ưu điểm nổi bật như:
- Chất lượng hình in sau khi hoàn thiện đảm bảo độ sắc nét, đúng màu như bản gốc và không có hiện tượng mờ hay lem.
- Công nghệ in offset giúp bạn in kẹp file trên nhiều chất liệu khác nhau.
- Công nghệ này giúp người dùng tạo nên các bản in dễ dàng và có thể in trên nhiều bề mặt khác nhau.
- Các hình in luôn đảm bảo chất lượng, khó bị phai mờ theo thời gian.
- Chi phí sử dụng công nghệ này khá bình dân nên khách hàng sẽ tiết kiệm thêm cho mình nhiều chi phí.
Để làm chiếc kẹp file trở nên sang trọng hay độc đáo hơn, bạn còn có thể sử dụng các công nghệ khác nhau như ép nhũ logo thông tin, thúc nổi, lăn sần tạo vân sang trọng hoặc phủ bóng UV cục bộ… Với các công nghệ in này sẽ làm cho các hình ảnh, logo hoặc thông tin cần thể hiện trên kẹp file trở nên nổi bật. Từ đó, sản phẩm sẽ thu hút khách hàng chú ý nhiều hơn.
Một số kiểu dáng in kẹp file hiện nay
In kẹp file có vô số các kiểu dáng khác nhau cho bạn chọn lựa. Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của bạn như thế nào có thể chọn lựa loại kẹp file phù hợp.
In kẹp file 1 tai dán
In kẹp file 1 tai dán là vật phẩm được sử dụng phổ biến trên thị trường hiện nay. Sản phẩm có thiết kế đơn giản vì được kết cấu theo kiểu dáng 1 túi ấn tượng. Kẹp file 1 túi thường được sử dụng để đựng ít giấy tờ như name card hay các loại giấy tờ như: báo giá, hợp đồng, chứng từ thanh toán…
Thiết kế của kẹp file một túi thường là có tai dán phía bên phải. Chiều cao của lớp túi này có thể tùy theo yêu cầu khách hàng. Loại phổ thông nhất là cao 7cm, một số loại cao hơn và có nhiều kiểu dáng uốn lượn khác nhau.
Thiết kế của sản phẩm kẹp file 1 túi gồm những thông tin có tác dụng truyền tải những thông điệp của công ty, doanh nghiệp mình vô cùng hiệu quả.
Kẹp file dạng 2 tai dán
Kẹp file dạng 2 tai dán cũng thuộc dòng sản phẩm phổ biến trên thị trường. Thiết kế của sản phẩm khá đặc biệt khi 2 tai dán được thiết kế chia làm 2 bên bìa. Dòng sản phẩm này thường dùng cho doanh nghiệp khi muốn giới thiệu đến khách hàng các dịch vụ, sản phẩm của mình thông qua catalogue.
Kẹp file 2 tai dán có khả năng đựng số lượng tài liệu nhiều hơn. Do đó, nó rất phù hợp cho bạn trong trường hợp bạn có nhiều thông điệp gửi tới khách hàng.
Kẹp file dạng folder đựng đĩa CD và cardvisit
Kẹp file dạng folder đựng đĩa CD và card visit được thiết kế nhiều ngăn khác nhau. Sản phẩm này được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao hiện nay. Bởi, loại folder này không chỉ có thiết kế ấn tượng đáp ứng tính thẩm mỹ, bên cạnh đó còn giúp người dùng đựng được số lượng lớn đĩa CD và cardvisit. Nếu bạn thuộc công ty âm nhạc, giải trí đừng nên bỏ qua mẫu sản phẩm này.
Quy trình tư vấn kẹp file
Bạn có nhu cầu chọn sử dụng dịch vụ in kẹp file của In Hữu Phát hãy tham khảo quy trình sau:
Bước 1- Tiếp nhận thông tin và tư vấn
Nhân viên đơn vị lắng nghe mong muốn của khách hàng trong dịch vụ in kẹp file. Sau đó, nhân viên sẽ tư vấn về chất liệu, kiểu dáng in sản phẩm phù hợp với nhu cầu của bạn. Đồng thời, đơn vị sẽ tính toán và đưa ra chi phí dịch vụ cho khách hàng.
Bước 2: Ký kế hợp đồng in ấn
Nếu bạn đồng ý với mức giá đơn vị đưa ra sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Tiếp đến, bạn hãy đặt cọc chi phí dịch vụ sau khi cả hai bên đã thống nhất.
Bước 3: Tiến hành lên demo thiết kế
Nhân viên thiết kế của đơn vị tư vấn thiết kế và tạo mẫu thiết kế của bạn. Tiếp đến sẽ gửi mẫu đến cho bạn xét duyệt. Nếu thiết kế đã làm vừa lòng bạn bạn hãy chuyển qua bước làm khác. Ngược lại, nếu thiết kế không làm vừa lòng bạn nhân viên sẽ chỉnh sửa lại theo yêu cầu của bạn.
Bước 4: In và kiểm tra chất lượng
Sau khi file thiết kế được duyệt, nhân viên sẽ chốt file gửi đến bộ phận in kẹp file. Nhân viên đơn vị tiến hành in thử và gửi mẫu đến bạn. Bạn hãy duyệt mẫu của đơn vị và nhân viên tiến hành in theo số lượng bạn đã đặt.
Bước 5: Giao hàng và thanh toán
Sau khi hoàn tất quá trình in, đơn vị sẽ đóng gói và gửi đến địa chỉ bạn yêu cầu. Bạn cần kiểm tra hàng và thanh toán số tiền còn lại cho nhân viên đơn vị. Nếu hàng giao không đúng yêu cầu của bạn đơn vị cam kết bảo hành sau in cho bạn với các lỗi như mực nhòe, khô keo…